ビジネスメールで相手に嫌われない催促の仕方


納期が迫ってきているのに、相手にどうメールで伝えたらいいのか。また、相手に不愉快に思われない方向で催促する方法はあるのか。ビジネスメールを送る際は、特に気を使う部分でもあります。
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相手に嫌われずに、催促して状況や納品など確認する方法をご紹介します。ポイントとしては、「相手の状況を確認する」こちらの状況もあるが、あえてここはまず相手の状況を確認し把握した上で納期がある際は、調整または相手の方に間に合われるように調整してもらえるよう交渉するなど対応ができます。
相手の状況を聞かないまま、こちらの状況を一方的に押しても相手に不愉快な思いをさせてしまいます。まずは、相手の状況を聞くことも催促する上で大切な部分となります。
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例としては
・○月○日に納期となっておりますが、○○様の作成状況はいかがでしょうか?
・恐れ入りますが、ご依頼しておりました○○の案件の作成状況はいかがでしょうか?
などといったかたちでお聞きする方法は、相手を不愉快に思わせないようなかたちで伝えることができると思います。また、相手からご返信がない場合は「お忙しいところ、大変申し訳ありません」などと低姿勢でメールにて状況を把握したいことなどを伝えましょう。
ここでポイントだけを要点としてまとめます。
・初めは、謝罪文を書き、逆に忙しい時に催促して申し訳ないという気持ちをメールで伝えましょう。
・次に、以前同じ内容でお送りしていたメールなどあれば、その送ったメールの日付と件名を記載し、もう一度メールにてその状況をお伺いしましょう。
・お聞きしたい要件は、端的にまとめておきます。
長々しく説明や聞きたいことを入れてしまうと、メールの内容を読む相手の方が疲れてしまいますので、ここでも気遣いを忘れずに要件はまとめて伝えましょう。お相手の方からすぐにご返信がなくても、少し時間や日にちを置いて再度ご連絡してみましょう。


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