議事録の分かりやすい書き方など


今回のテーマは、「議事録の分かりやすい書き方」についてです。初めて書く方の場合、会議の際どう書き留めたらいいのか分からない場合もあるのではないでしょうか。

淡々と進む会議の内容を書き留めるのは、とても重要なことです。後から、内容を再確認できるものとなりますし会議ひとつひとつでも大切な議事録になります。その議事録の書き方がいまいち分からない、もしくはもっと分かりやすい書き方はどういったものなのかなど議事録の書き方についてご紹介します。

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【何を書けばいいのだろうか、議事録の基本について】

最初に書く基本項目は、以下になります。

・会議の名称と開始日時、終了日時
・会議の開催場所
・参加者(所属名なども一緒に記入)

【具体的なものを書き留めるコツ】
「誰が」
「何を」
「いつまでに」
「なぜ(理由)」
「どのように改善または実行するのか」

これらをしっかり書き留めておくと、後から確認した相手や会議に参加出来なかった方にも分かりやすく伝わります。

【初めて議事録する方にメモアドバイス】
・具体的さを失わない
・議論の論点を意識する
・議論の目的に合わせてそれぞれ区切りをつける
・会議の目的を意識する
・話し合い中のことや決定したことを別けて書く

以上のことを意識して、きれいにまとめれるようにしましょう。この時に、誰がどのように発言したかよりも、会議内容の目的そのものがどういう流れでどういった結論にいたったかなどを明確にしておきましょう。

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話を聞きながら素早くメモすることも大切ですが、パソコンなど打ち慣れている方は、会議にパソコンを持ち込み議事録をパソコンで記入する方法も効果的です。最初は、意識しながら議事録をとるのは難しいことかもしれませんが、最初は上記のことを意識して書いてみるなど普段から癖をつけておきましょう。

また、議事録を取っている時に混乱した時でも、手は止めずに書ききれる分書いておいて終了後に見直してまとめる方法もありです。一番は、落ち着いて会議前に議事録すべき点やポイントを把握しておき本番に挑みましょう。


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